Privacyverklaring De Kracht van Sport

In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens De Kracht van Sport verwerkt, waarom we dat doen, met wie we ze delen en hoe lang we ze bewaren. Hij geldt voor iedereen die zich aanmeldt voor vrijwilligerswerk, een stage of een reis, voor onze partners en voor bezoekers van onze website. We verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wie is verantwoordelijk

De Kracht van Sport is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Dat betekent dat wij bepalen welke gegevens we verwerken, met welk doel en op welke manier. Heb je een vraag over je gegevens? Mail naar info@dekrachtvansport.nl.

Welke gegevens we verwerken

  • Aanmelding. Je naam, e-mailadres, telefoonnummer, of je als vrijwilliger of stagiair meegaat, de landen en de periode waarin je interesse hebt, je school of opleiding, je motivatie, hoe je ons hebt gevonden en eventuele opmerkingen.
  • Je account en Mijn Reis. Na het eerste gesprek maken we een persoonlijk account voor je aan. Daarin vul je onder meer in: je adres, geslacht, een noodcontact, je aankomst en vertrekdatum, vluchtgegevens, gegevens van je reisverzekering met het polisblad, de geldigheid van je paspoort, dieetwensen en informatie over je opleiding, motivatie en sportervaring. Je kunt ook een profielfoto toevoegen.
  • Documenten. Een kopie van je paspoort, en voor Nederlandse deelnemers een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Ga je naar een land waarvoor je vooraf een visum nodig hebt, zoals Indonesië, dan vragen we ook de documenten die nodig zijn voor je visumaanvraag. Je ondertekent ook onze algemene voorwaarden en gedragscode.
  • Betalingen. Je facturen, de bedragen en of je hebt betaald. Betalingen via de website lopen via Mollie; wij zien je bankgegevens daarbij niet volledig. Per betaling bewaren we het kenmerk, het bedrag en de datum, zodat we de betaling aan jouw boeking kunnen koppelen.
  • Contact. De mails en berichten die we met je uitwisselen.
  • Websitebezoek. Technische gegevens zoals je IP adres en het type browser, voor de beveiliging van de website en om bezoekersstatistieken bij te houden.

Gevoelige gegevens

Als je dieetwensen of een medische bijzonderheid met ons deelt, gebruiken we die alleen om je reis veilig en verantwoord te laten verlopen, en we delen ze alleen met de partner ter plaatse als dat daarvoor nodig is. Je paspoortkopie is ook gevoelig: scherm bij het uploaden je burgerservicenummer (BSN) af, bijvoorbeeld met de gratis app KopieID van de Rijksoverheid. Wij hebben je BSN niet nodig.

Waarom we je gegevens gebruiken

  • Om je vrijwilligerswerk, stage of reis voor te bereiden en uit te voeren, samen met onze partner in het land van bestemming. Dit is nodig voor de overeenkomst die we met je sluiten.
  • Om een VOG voor je aan te vragen, als die voor je project nodig is. Voor werk met kinderen en jongeren is dat een eis.
  • Om je facturen te maken en betalingen te verwerken, en om onze administratie te bewaren zoals de wet dat vraagt.
  • Om contact met je te houden voor, tijdens en na je reis.
  • Om je in contact te brengen met medereizigers, maar alleen als je daar in Mijn Reis zelf voor kiest.
  • Om onze website veilig te houden en te verbeteren.

We nemen geen besluiten over jou die alleen door een computer worden genomen.

Met wie we je gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen als dat nodig is:

  • Onze partner in het land van bestemming. De lokale partner vangt je op, regelt je plek en begeleidt je. Een partner ziet in ons beveiligde boekingssysteem alleen de deelnemers van het eigen land, en alleen de gegevens die nodig zijn, zoals je naam, contactgegevens, reisdata, vluchtgegevens, je noodcontact, dieetwensen en je paspoort. Onze partners zitten in onder meer Argentinië, Costa Rica, Curaçao, Ghana, Indonesië, Nepal, Oekraïne, Saint Lucia en Zuid-Afrika. Die landen vallen buiten de Europese Unie. We geven je gegevens daar alleen door omdat dat nodig is om je reis uit te voeren.
  • Onze zusterorganisaties. Heb je je aangemeld via Die Kraft des Sports (Duitsland), The Power of Sports (Verenigd Koninkrijk) of El Poder del Deporte (Spanje), dan werken zij en wij samen in hetzelfde boekingssysteem.
  • Justis. Voor het aanvragen van een VOG gebruiken we de gegevens uit je paspoort.
  • Dienstverleners die ons helpen. Onze website draait bij Kinsta (op servers van Google Cloud) en wordt beschermd en versneld door Cloudflare. Betalingen lopen via Mollie; ons boekingssysteem heeft daar een koppeling mee die alleen kan lezen, om betalingen aan de juiste boeking te koppelen. Onze bankrekening staat bij Revolut Business. Onze boekhouding doen we in Exact Online. Voor bezoekersstatistieken gebruiken we Google Analytics. Zij gebruiken je gegevens alleen om deze diensten voor ons uit te voeren.
  • Als de wet het verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Hoe lang we je gegevens bewaren

  • Paspoortkopie. Die wordt automatisch en definitief van onze website verwijderd een maand na je terugkomst. Is je terugkomstdatum niet bekend, dan zes maanden na je vertrek.
  • VOG. Die bewaren we op dezelfde manier: een maand na je terugkomst wordt hij automatisch en definitief verwijderd. Is je terugkomstdatum niet bekend, dan zes maanden na je vertrek. Heb je meerdere reizen gepland, dan telt de laatste.
  • Visumdocumenten. Die bewaren we op dezelfde manier als je paspoort: een maand na je terugkomst worden ze automatisch en definitief verwijderd, of zes maanden na je vertrek als je terugkomstdatum niet bekend is.
  • Polisblad reisverzekering. Ook dit wordt een maand na je terugkomst automatisch en definitief verwijderd, of zes maanden na je vertrek als je terugkomstdatum niet bekend is.
  • Getekende algemene voorwaarden. Die bewaren we niet op de website, maar veilig in onze eigen administratie, omdat ze het bewijs zijn van onze overeenkomst.
  • Facturen en betalingen. In onze boekhouding in Exact Online staan per betaling je naam, het bedrag en het factuur of ordernummer. Die gegevens bewaren we zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat verplicht. Dat blijft zo, ook als je paspoort, VOG en polisblad al lang zijn verwijderd.
  • Overige gegevens. We bewaren je gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen. Wil je dat we ze eerder verwijderen, laat het ons weten.
  • Back-ups. Van onze website worden automatisch back-ups gemaakt. Verwijderde gegevens kunnen daarin nog enkele weken staan, daarna zijn ze ook daar weg.

Hoe we je gegevens beveiligen

  • Je account en ons boekingssysteem zijn alleen bereikbaar met een persoonlijke inlog, en onze website gebruikt een beveiligde verbinding (https).
  • Paspoorten en andere documenten staan in een afgeschermde map op de server met onvoorspelbare bestandsnamen. Ze zijn alleen te openen door jou, door ons en door de partner van jouw bestemming, en alleen nadat die is ingelogd.
  • We sturen je paspoort niet als bijlage per mail door. Onze medewerkers en partners krijgen een melding met een beveiligde link.
  • Medewerkers en partners loggen in met tweestapsverificatie. Naast hun wachtwoord hebben ze dus ook een code van hun telefoon nodig. Zo kan niemand met alleen een gestolen wachtwoord bij je gegevens.
  • Een partner ziet alleen de deelnemers van de eigen bestemming. Alleen medewerkers en partners die je gegevens nodig hebben voor hun werk, hebben er toegang toe.

Denk je dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of zie je aanwijzingen van misbruik? Mail dan direct naar info@dekrachtvansport.nl.

Cookies

Onze website gebruikt cookies. Een cookie is een klein bestand dat op je computer, tablet of telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken:

  • Noodzakelijke cookies, bijvoorbeeld om ingelogd te blijven, je winkelmand te onthouden en je taalkeuze te bewaren.
  • Analytische cookies van Google Analytics, om te zien hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat we hem kunnen verbeteren.
  • Cookies van anderen, als je de WhatsApp knop gebruikt of als er berichten van ons Instagram account worden getoond.

Je kunt cookies weigeren of verwijderen via de instellingen van je browser. De website blijft dan werken, maar misschien niet op alle onderdelen.

Minderjarigen

Ben je jonger dan 18 jaar? Dan meldt je ouder of wettelijk vertegenwoordiger je aan, zoals in onze algemene voorwaarden staat. Denk je dat we zonder die toestemming gegevens van een minderjarige hebben, mail dan naar info@dekrachtvansport.nl, dan verwijderen we ze.

Je rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of te laten verwijderen. Je kunt bezwaar maken tegen het gebruik ervan, je toestemming intrekken en ons vragen je gegevens in een bestand aan jou of een andere organisatie te sturen. Veel gegevens kun je ook zelf bekijken en aanpassen in Mijn Reis. Gegevens die we volgens de wet moeten bewaren, zoals facturen en betalingen, kunnen we niet eerder verwijderen dan na die zeven jaar.

Stuur je verzoek naar info@dekrachtvansport.nl. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen vier weken. Om zeker te weten dat het verzoek van jou komt, kunnen we je vragen je identiteit te bevestigen. Stuur ons nooit een onbewerkte kopie van je paspoort: scherm in dat geval je pasfoto, de strook met cijfers onderaan, je documentnummer en je BSN af.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan als onze werkwijze verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Laatste wijziging: 27 september 2026.